【若手サラリーマン必見】マコなり社長オススメ！ビジネス文書の書き方！
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日々、仕事している中で、
「自分の考えをうまく文章にできない・・・」
「社内の稟議書を書いても、上司から真っ赤な訂正が返ってくる・・・」
理由はズバリ、日本人はビジネス上でのビジネスライティング技術を学ぶ機会が少ないからです。
仕事の出来は文章の出来といっても過言ではありません。
私も入社したての頃は、自分が書く文章に対し大バツをもらったり、真っ赤な訂正がびっしりと返ってきたりと、文章力の無さに落ち込んでいました。
しかし、ある本を読んで下記の方法を意識してビジネス文章を作るようになったところ、スムーズに上司を通すことができました。
さらに入社一年目で役員向けのプレゼン資料を作成し、新規事業取り組みへのプレゼンを任せてもらいました。
・仕事ができるようになりたい！
・自分の考えを上手く文章化する方法を知りたい！
・自分の考えを上手く文章化する方法を知りたい！
そんな若手サラリーマンに良いビジナス文章が書けるようになるオススメの方法を紹介します！！
読み手に負担を書けない文章を書くこと
ビジネス文章の出来は、いかに「読み手に負担を書けない文章を書く」かにつきます。
ビジネス文章で重要なことは３点です。
◆読み手に負担を書けないビジネス文章を書くには◆
（１）読み手に文章をなるべく読ませずに、必要な情報を伝達できること
（２）内容を一読で理解してもらえること
（３）重要な情報を記憶に残せること
（１）読み手に文章をなるべく読ませずに、必要な情報を伝達できること
１枚のビジネス文章でも、必要な情報と不要な情報が混ざっているものです。
その中で読み手にとって必要な情報だけを読ませ、不要な情報を読ませない文章の作り方をすれば、読み手には負担がかからずスピード感も生まれます。
（２）内容を一読で理解してもらうこと
忙しい読み手は文章を１回サッと読んだだけで作業に取り掛かります。
つまり、一読して理解できない文章、誤解されてしまう文章は、読み手の誤った行動を促し、最悪の場合会社に損失を与えてしまう可能性も秘めています。
（３）重要な情報を記憶に残せること
忙しい読み手は多くの文書を短時間で処理しています。
特に管理職は部下に行動を指示する判断材料としての情報収集に、平均30秒ほどしか費やさないと言われています。
30秒で重要な情報を記憶に残せるような文章を作成できないと、誤った行動を促してしまったり、管理職の中で優先順位が下がってしまう可能性があるのです。
文章作成の大原則「結論から先に述べる」
これは、文章作りの原則です。
冒頭部分に結論を持ってくることで、読み手は「この文章は〜について書いてあるな」ということを把握した上で文章を読むことができます。
・結論は〜〜〜です。
・理由は３点あります。AとBとCです。
・第一の理由は〜
このような 文章作りを心がけましょう。
「書く技術」が驚くほどアップするビジネスライティング７つの法則
それでは具体的な文章作成の流れを説明していきます。
◆読み手に負担を書けないビジネス文章を書くには◆
（１）冒頭に重要な情報をまとめて書くこと
（２）詳細はパラグラフを使って書くこと
（３）パラグラフの冒頭には要約文を書くこと
（４）文頭にはすでに述べた情報を書くこと
（５）並列する情報は同じ構成、同じ表現で書くこと
（６）ひとつの文には、ひとつのポイントだけを書くこと
（７）無駄なく、簡潔に書くこと
（１）冒頭に重要な情報をまとめて書くこと
上記でも先んじて述べたように、文章の冒頭には「総論」として結論などの重要な情報をまとめます。
総論を書くときには、
・各論と内容、説明順を一致させて書くこと
・具体的に書くこと
・簡潔に書くこと
・結論と内容を一致させて書くこと
上記４点を意識してまとめるようにしましょう。
（２）詳細はパラグラフを使って書くこと
総論を述べた後に続く各論では、構成をパラグラフで伝えましょう。
パラグラフとはひとつのトピックを説明することを目的とした文の集まりです。
パラグラフ作成には、
・ひとつのトピックをひとつのパラグラフにする
・パラグラフ間を縦と横で接続する
・パラグラフ内を具体的に展開する
上記３点を意識して作成しましょう。
ひとつのトピックをひとつのパラグラフにする
ひとつのパラグラフ内に、複数のトピックを述べてしまうと読み手が何を述べているか途中で分からなくなってしまいます。
パラグラフ間を縦と横で接続する
縦で接続するとは、
「Aという問題はBという原因があり、Cのように対処できる」
というように、論理的に接続する状態を指し、
横で接続するとは、
「Bという原因にはB1,B2,B3の３つに分解できる」
というように羅列することを指します。
縦と横の接続を明確に分けて、文章を作成しましょう。
パラグラフ内を具体的に展開する
パラグラフ内は具体例や詳細な理由を述べて、パラグラフ内の文章に説得力を持たせましょう。
（３）パラグラフの冒頭には要約文を書くこと
文章の冒頭に総論を書くように、各パラグラフの冒頭にも要約文を書きましょう。
そのパラグラフにはどのような内容が述べてあるのかがわかります。
要約文を書くときには以下、５点を意識しましょう。
・前のパラグラフの要約文と繋がるように書くこと
・ひとつのトピックだけをひとつの文だけで書くこと
・具体的に書くこと
・簡潔に書くこと
・冒頭にキーワードを置くこと
（４）文頭にはすでに述べた情報を書くこと
文の前半では、既に述べた情報を書き、後半で未知の情報を足していきましょう。
方法は３つあります。
・統一型：文頭にくる主語をキーワードで統一する型
・引継型：前の文の後半で説明した文章を、次の文頭に使う型
・展開型：最初の文で情報を羅列し、その後の文章の文頭にそれぞれ用いる
上記３つのどれかを意識して、前の文章とのつながりを保つようにしましょう。
（５）並列する情報は同じ構成、同じ表現で書くこと
パラグラフごとに構成と表現を統一し、読みやすい見た目を意識しましょう。
重要な項目が３点あります。
・情報を重要な順か、時系列で並べること
・パラグラフ間で抽象度を揃えること
・重要性に差があるなら、並列を意識せずより重要な点を強調すること
パラグラフ間で抽象度を揃えるとは、数値を用いて説明をした場合、並列する情報でも数値を用いて説明するなど、説明事項に濃淡が生まれないようにしましょう。
（６）ひとつの文には、ひとつのポイントだけを書くこと
そのパラグラフはどのような内容が書いてあるのかを一読で理解できるようにしましょう。
特に「〜が、」という接続助詞を使うのはやめましょう。
「〜したが、〜した。」という文章は順接・逆説どちらの意味とも取れ、わかりづらいからです。
（７）無駄なく、簡潔に書くこと
冗長な文章を書いてしまうことで、読み手は読む気がなくなってしまいます。
・類語の繰り返しを避けて、言い換えること
・文末は短くすること
上記を意識して、シンプルな表現を心がけましょう。
まとめ
さて、私が一年目で新規事業への取り組みを役員向けにプレゼンすることを任せてもらえたのは、「文章力」がついたことが大きい理由です。
多忙な役員にとって、割ける時間は30分〜1時間ほどです。
その短時間に、結論・理由・行動方針を全て詰めて説明しなければなりません。
まさに「文章力」が重要な仕事を任せてもらえる一因となったのです。
文章の出来＝仕事の出来に直結します
では、なぜ文章力がついたのか？
私は下記の本を読み込み、ビジネス文書の書き方を頭に叩き込みました。
「書く技術・伝える技術」
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コチラの本は、日本最大級のプラグラミングスクール「TECHCAMP」を運営する会社divの社長でありながら、
Youtube登録者数約７０万人のチャンネルを持つ「マコなり社長」もオススメしている本です！
本記事では詳細な具体例などを書くことができませんでしたが、
本書では具体例や、文章力をつける実践トレーニングもありますので、是非購入して文章力を爆上げしましょう！
では、また！
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